KVKK uyumunu yazılıma bağlamak, 6698 sayılı Kanun ve gerektiğinde GDPR yükümlülüklerini envanter, aydınlatma, açık rıza, saklama-imha ve erişim kaydı olarak tek platformda yürütmektir. Politika dosyası tek başına koruma sağlamaz. ZTD bunu Uyum 7/24 ile günlük işin parçası haline getirir; denetim raporu klasörden değil ekrandan alınır.
KVKK uyumu nedir, ne değildir?
KVKK uyumu; kişisel verinin hangi süreçte, hangi hukuki sebeple, ne kadar süre durduğunun bilinmesi ve bu tablonun güncel tutulmasıdır. Aydınlatma metni ve saklama politikası, envanter güncel değilse koruma sağlamaz.
İhracatçı ve tedarik zincirine bağlı firmalarda GDPR beklentisi aynı anda gelir. İki metin yazıp birini çekmecede tutmak işe yaramaz. İK özlük dosyası ile KVKK’nın çakıştığı yer de burasıdır: aynı kişilerin verisi iki dolapta duruyorsa risk çiftlenir.
Uyum 7/24 neden masaya gelir?
Envanter, açık rıza, İYS, tedarikçi ve çalışan süreçleri tek platformda yürüyünce denetim hazırlığı kısalır. Rapor ekrandan alınır. Bu, hukuk bürosunun yerini almaz; operasyonun görünür olmasını sağlar.
- Veri envanteri ve hukuki sebep tablosu
- Aydınlatma / rıza / saklama-imha takvimi
- Yetki modeli ve erişim kaydı
- Denetim öncesi izleme raporu
| Konu | Klasörde | Uyum 7/24 |
|---|---|---|
| Envanter | Yılda bir Word | Süreç değişince güncellenir |
| Rıza | Islak imza arşivi | Kayıt, tarih ve amaç bağlı |
| Denetim | PDF avı | Ekrandan rapor |
| İK çakışması | İki dolap | Özlük ve KVKK aynı hatta |
Başlangıç adımı nedir?
İlk iş yazılım satın almak değil; hangi süreçlerin kişisel veri taşıdığını tek oturumda haritalamaktır. O harita hem hukuki kapsamı hem Uyum 7/24 kurulumunu belirler.
Dijital dönüşüm ve İK otomasyonu aynı anda konuşuluyorsa veri mimarisi baştan kurulmalıdır. Aksi halde yeni ERP, eski KVKK riskini hızlandırır. Dijitalleşmeyi teşvikle kurmak yazısıyla birlikte okuyun.
Kişisel veri envanteri nasıl çıkarılır?
Bir oturumda süreçleri duvara değil tabloya yazın: insan kaynakları, satış, üretim kaydı, kamera, ziyaretçi, çağrı merkezi, e-posta arşivi, tedarikçi paylaşımı. Her satırda veri türü, hukuki sebep, saklama süresi ve kim erişiyor dursun.
Hukuki sebep boşsa o süreç ya durdurulur ya da dayanak bulunur. “İhtiyacımız var” hukuki sebep değildir. Açık rıza ancak başka dayanak yoksa ve gerçekten serbestçe verilebiliyorsa kullanılır; iş sözleşmesinin zorunlu parçası gibi sunulan rıza çoğu zaman geçersizdir.
Saklama-imha takvimi envanterin ikizidir. Özlük dosyası, aday CV’si ve kamera kaydı aynı süreyle duramaz. İmha edilmeyen veri, aydınlatma metnindeki cümleyi fiilen yalanlar.
- Süreç adı ve sorumlu birim
- Kişisel veri kategorisi (kimlik, iletişim, finansal, görüntü, sağlık)
- Hukuki sebep (sözleşme, kanuni yükümlülük, meşru menfaat, rıza)
- Aktarım: yurt içi tedarikçi mi, yurt dışı sunucu mu
- Saklama süresi ve imha yöntemi
Denetim günü ne görünür olmalı?
Kurul veya müşteri denetiminde aranan şey politika cümlesi değil, o günkü envanter, rıza kaydı ve erişim listesidir. PDF’ler farklı tarihlerde kaydedilmişse denetçi önce tutarsızlığı görür.
Uyum 7/24’ün katkısı burada çıkar: rapor ekrandan alınır, klasörden değil. Bu, İK hattıyla aynı kişilerin verisinin iki dolapta durmasını da keser. Yazılım hukuk yorumu yapmaz; hangi kaydın eksik olduğunu gösterir.
Kamera, İYS ve yurt dışı aktarım
Kamera kaydı “güvenlik için duruyor” cümlesiyle envantere girmez. Amaç, süre, kim izliyor ve ne zaman siliniyor aynı satırda durmalıdır. Ziyaretçi kaydı ve plaka tanıma da aynı kurala bağlıdır.
Ticari ileti (İYS) rızası, KVKK aydınlatmasından ayrı bir hattır. İkisini tek onay kutusuna sıkıştırmak hem İYS hem KVKK’da zayıf görünür. Satış CRM’i ile İYS listesi senkron değilse, silinen numara bir yerde yaşamaya devam eder.
ERP veya yedekleme yurt dışında ise aktarım hukuki sebebi envanterde işaretlenir. Dijital dönüşüm yazısı yazılımı teşvikle kurmayı anlatır; kurulum günü KVKK kaydı atlanırsa yeni sistem eski riski hızlandırır.
Özlük, aday ve ihlal kaydı
Çalışan özlük dosyası ile aday CV’si aynı dolapta, aynı süreyle durmamalıdır. İşe alınmayan adayın verisi, çalışan kaydı kadar uzun yaşayamaz. İK yazılımı bu ayrımı yapmıyorsa İK hattı ile Uyum 7/24 aynı oturumda konuşulur.
Çalışan erişim yetkisi değişince KVKK kaydı da değişir. İşten ayrılan kişinin ERP ve kamera izni kapanmamışsa envanter yalan söyler. Yazılım, bu kapanışı hatırlatır; kapatmayı insan yapar.
Bir ihlal şüphesi doğduğunda aranan şey politika cümlesi değil, hangi kaydın, hangi tarihte, kime gittiğidir. Bu iz yoksa bildirim ve iç araştırma uzar. Uyum 7/24 hukuk temsilinin yerini almaz; izi görünür kılar.
Veri sahibi talebi (erişim, silme, düzeltme) de aynı iz üzerinden yürür. Talep e-postada kaybolursa süre kaçmış sayılır. Yazılım talebi kayıt altına alır; hukuki cevabı avukat veya sorumlu kişi yazar. Bu kayıt, denetimde “süreç var mı?” sorusunun en kısa cevabıdır.
Sık sorulan sorular
Aydınlatma metni KVKK uyumu sayılır mı?
Hayır. Metin zorunlu bir parçadır; envanter, hukuki sebep, saklama süresi ve fiili erişim kontrolü olmadan uyum kâğıtta kalır.
KOBİ’ler KVKK’dan muaf mı?
Hayır. Ölçek bazı yükümlülüklerin ağırlığını değiştirir, Kanunu ortadan kaldırmaz. Çalışan, müşteri ve kamera verisi olan her işletme kapsamdadır.
GDPR ile KVKK birlikte mi yönetilir?
AB’ye ürün veya veri aktaran firmada evet. İki rejim ayrı politika cümlesi değil, aynı envanterde işaretlenen hukuki sebep ve aktarım kaydıdır.
Uyum 7/24 hukuk danışmanlığının yerini alır mı?
Almaz. Yazılım envanteri, rızayı ve raporu görünür kılar; hukuki yorum ve temsil ayrı iştir. İkisini aynı hatta tutmak denetimi kısaltır.
Veri envanteri ne sıklıkla güncellenir?
Süreç değişince. Yeni yazılım, yeni tedarikçi veya yeni kamera hattı envanteri bozar. Yılda bir Word dosyası, o yıl içindeki değişiklikleri kaçırır.
Açık rıza her işleme için şart mı?
Hayır. Sözleşme ifası veya kanuni yükümlülük varsa rıza zorlanmaz. Rızayı her yere koymak, asıl dayanağı gizler ve denetimde zayıf görünür.
Kamera kaydı kaç gün saklanır?
Kanun tek sayı vermez; amaç ve orantılılık verir. Güvenlik amacıyla duran görüntü, özlük dosyası kadar uzun yaşayamaz. Süre envanterde yazılı değilse denetimde savunulamaz.
