Hibe danışmanlığı ne işe yarar, ne zaman gerekmez?

Danışmanlık ne yapar?

İlk iş uygunluktur. Ölçek, yer, NACE, tema ve takvim tutmuyorsa dosya açılmaz. İkinci iş dil çevirisidir. Seçilen kurumun beklediği gider tablosu, gösterge ve ek form, şirketin kendi yatırım cümlesine bağlanır. Üçüncü iş, aynı faturanın ikinci kuruma kaçmasını engellemektir.

Danışman sonuç garantisi vermez. Çağrıyı kurum açar, değerlendirmeyi kurum yapar. Danışmanın ölçüsü, yanlış kapıda kaybedilen ayı kesmesidir. Uygun program yoksa “başka bir şey bulalım” diye uydurma dosya yazılmaz.

Ne zaman gerekmez?

Tek, küçük ve şartı net bir çağrıda şirket evrakı kendi toplayabiliyorsa dış destek şart değildir. Örneğin şartı açık, tek kalemli ve içerde sahibi belli bir başvuru, danışman kalınlığı istemez. Bu durumda dış okuma, formu birlikte kontrol etmekle sınırlı kalabilir.

Gerekli olduğu yer başkadır. Birden fazla kurum, ilk Ar-Ge dosyası, ajans rehberi veya teşvik belgesiyle aynı anda yürüyen bir yatırım varsa dış okuma ucuzlar. Çünkü hata, danışman ücretinden büyük olur. Yanlış programın maliyeti ayrı bir yazıda durur.

Yanlış programın maliyetiHibe danışmanlığı

Üç rota neden karışmamalı?

Hibe rotası kurum seçer. Proje rotası iş paketini ve bütçeyi yazar. Yatırım rotası e-TUYS ve belgeyi açar. Üçünü tek “hibe danışmanı” cümlesinde eritmek, müşteriye de ekibe de yanlış iş yaptırır. KOSGEB dosyası ile teşvik belgesi aynı kişinin aynı günde aynı dille yazacağı metinler değildir.

Ön görüşmede hangi rotanın açık olduğu söylenir. İkisi birden açıksa gider kalemleri ayrılır. Ayrılmıyorsa biri kapanır. Bu ayrım yapılmadan sözleşme konuşmak erkendir.

Evrak, süre, sık hata

İlk görüşmenin evrakı kalındır diye düşünülür. Değildir. İl, ölçek, hedef cümlesi ve kabaca takvim yeter. Sicil, teklif ve formlar kurum seçildikten sonra istenir. Süreyi çağrı penceresi belirler. Danışman pencereyi uzatamaz, pencereye yetişecek işi seçer.

Sık hata, danışmandan “açık ne varsa yazın” istemektir. İkincisi, ücret konuşulurken kapsamı belirsiz bırakmaktır. Üçüncüsü, şirket içi evrak sahibini atamadan dosyayı dışarıya kilitlemektir. Fiyat listesi yayımlanmaz. Kapsam ön görüşmede netleşir.

Ön görüşmede ne olur?

Hedef cümlesi dinlenir. Uymayan kurumlar kapatılır. Kalan kurum varsa bir sonraki adım ve hangi rotanın çalışacağı söylenir. Kurum yoksa dosya açılmayacağı da söylenir. Bu, satış görüşmesi değil eleme görüşmesidir.

Görüşmeye slayt getirmek zorunda değilsiniz. Ne yapmak istediğinizi ve bunun nerede, hangi ölçekte olacağını anlatmanız yeter. Ayrıntı iletişim sayfasından randevuya bağlanır.

Danışmanlık kapsamı da bu elemeden çıkar. Tek çağrı, tek gider ve içeride hazır bir sahip varsa kapsam kısadır: formu okumak, gider satırını çağıra oturtmak, eksik yetkiyi işaretlemek. Birden fazla kurum, ilk Ar-Ge dosyası veya teşvik belgesiyle yürüyen bir yatırım varsa kapsam iki rotaya bölünür. Bölünmeyen kapsam, her işi hibe diye adlandırır ve belgeyi de ajansı da aynı dile sokar. O dil, hiçbir kurumun beklediği dil değildir.

Ücret bu kapsam yazılmadan konuşulmaz. Sonuç garantisi de konuşulmaz. Konuşulacak şey, hangi kapının kapanacağı, hangi evrakın şirket içinde kalacağı ve çağrı kapanışına kaç hafta kaldığıdır. Hafta yetmiyorsa dosya ertelenir. Yetmeyen haftaya uydurma bir özet sıkıştırmak, ret mektubunu öne çeker. ZTD hibe rotasında bu ertelemeyi de söyler. Ertelemek, müşteriyi kaybetmek değildir. Yanlış günde açılan dosyayı kaybetmemektir.

Şirket içinde kalacak evrak da ismen yazılır. İmza sirküleri, vergi levhası, teklif ve banka hareketi danışmanın üretemeyeceği belgelerdir. Danışman bu belgenin hangi satırının çağrıya gireceğini söyler, belgeyi şirketin yerine çıkarmaz. Çıkaramadığı belge için süre uzatılmaz. Bu yüzden ön görüşmede “evrakı siz toplarsınız” denmez. Hangi evrakın kimde olduğu söylenir. Kim belli değilse o evrak kapsam dışına alınır ve proje o evraksız da duracak şekilde küçültülür. Küçültülmeyen proje, eksik imza yüzünden kapanış gününde yarım kalır. Yarım kalan dosya, danışmanlık kapsamının başarısızlığı gibi görünür. Oysa başarısızlık, sahip atanmayan satırdır.

Görüşmenin sonunda müşteriye iki liste verilir. Birinci listede kapanan kapılar ve kapanma gerekçesi durur. İkinci listede açık kalan tek kapı, o kapının evrak sahibi ve kapanış haftası durur. İki liste yoksa danışmanlık henüz başlamamıştır. İki liste varsa ücret ve takvim ancak o zaman konuşulur. Konuşma, “ne kadar hibe çıkar” sorusuyla açılmaz. Soru o yönde gelirse cevap, kurumun değerlendireceği ve sonucun garanti edilmeyeceğidir. Garanti cümlesi ikinci listeden de birinci listeden de silinir. Silinmeyen cümle, sözleşmeye de sızar. Sözleşmeye sızan garanti, kurumun ret mektubuyla çelişir ve güveni düşürür. Düşen güven, bir sonraki çağrıda da aynı ekibi zorlar. Zorlanan ekip, yeni dosyayı eski garanti cümlesiyle açar. Açılan dosya, daha ilk sayfada güven testini kaybeder. Kaybedilen test, evrak tam olsa da değerlendirmeyi yavaşlatır. Yavaşlayan dosya, çağrı gününü kaçırır.

• Hedef cümlesi tek satırda yazıldı mı?
• Kaç kurum açık, kaçı bu görüşmede kapandı?
• Belge işi hibe cümlesinin içine mi girdi?
• İmza sirküleri kimde, teklif kimde?
• Çağrı kapanışına kaç hafta var?
• Hafta yetmiyorsa dosya ertelendi mi?
• Kapsam tek çağrı mı, iki rota mı?
• Sonuç garantisi metinden çıkarıldı mı?
• Şirket içi sahip atanmadan sözleşme konuşuldu mu?
• Uymayan program için “yine de yazalım” dendi mi?
• Proje rotası ile hibe rotası aynı kişide mi eridi?
• Ön görüşmenin çıktısı kapanan kapı listesi mi?

Sık sorulan sorular