Dijital dönüşüm paketi ve dijital dönüşüm teşviği

Paket hangi kalemlerden oluşur?

Tipik paket üç katmandır. Birincisi iş yazılımı: ERP, üretim izleme veya ofis süreçleri. İkincisi, o yazılımın gördüğü saha donanımı. Üçüncüsü, kurulumu ve eğitimi yapan danışmanlık. Çağrı bu üçünü aynı oranda kabul etmeyebilir. Kabul edilmeyen katman şirket kasasından yürür.

ERP’nin tüm modüllerini ilk yıla sıkıştırmak paket değildir. Önce tekrar eden ve ölçülebilen süreç seçilir. Satınalma, sevkiyat veya duruş kaydı gibi tek bir akış, dağınık beş modülden daha inandırıcı bir dosyadır.

Dijital dönüşüm teşviğiYazılımı teşvikle kurmak

Hangi teşvik kapısı?

KOBİ ölçeğinde yazılım ve danışmanlık ağırlıklı iş, önce KOSGEB dijital dönüşüm programına bakılır. İmalatta ölçülebilir dönüşüm ve daha geniş yatırım varsa Sanayi Bakanlığı’nın dijital dönüşüm hattı okunur. Büyük makine listesi ise teşvik belgesine gider. Yazılım, belgenin gerekçesi gibi yazılmaz.

Üst limit çağrıdadır. “Paketin tamamını hibe öder” cümlesi çoğu dosyada yanlıştır. Eş finansman baştan nakit planına yazılır. Yazılmazsa onay çıksa bile kurulum yarıda kalır.

Kim yararlanır, kim yaramaz?

Yararlanan taraf, hangi sürecin bozulduğunu söyleyebilen ve o süreci bir dönem boyunca sahiplenecek kişiyi atayan işletmedir. Excel’de yürüyen bir KOBİ ile sahayı görmeyen bir ERP aynı paketi satın almamalıdır.

Yaramayan taraf, teşviki yazılım indirimi sanan ekiptir. Ayrıca Ar-Ge iddiası olan işi bu pakete sıkıştırmak, TÜBİTAK kapısını kapatır. Aynı lisansı hem KOSGEB hem teşvik belgesine yazmak da iade riskidir.

Evrak, süre, hata

Evrakta süreç özeti, teklifler, gider kalemleri, KOBİ kaydı, sicil ve imza durur. Süre, çağrı penceresi ile kurulum takviminin toplamıdır. Destek sözleşmesi, yazılımın canlıya geçtiği günü kendiliğinden işaretlemez. Canlıya geçiş ayrıca planlanır.

Sık hata, slaytta beş modül gösterip sahada birini kurmaktır. İkincisi, donanımı paket diye şişirip yazılım ihtiyacını boş bırakmaktır. Üçüncüsü, danışmanlık gününü çıktısız eğitim diye yazmaktır. Çağrı bunu uygun gider saymayabilir.

ZTD ve ön görüşme

Yazılım rotasında önce olgunluğu okuruz. Hibe rotasında KOSGEB veya bakanlık dosyasını aynı takvime bağlarız. Paket, iki rotanın aynı kararı konuşmasıyla çıkar. Ayrı ayrı yazılan yazılım teklifi ile destek dosyası uygulamada kopar.

Ön görüşmeye bugün kullandığınız araç ve ilk düzeltmek istediğiniz süreç yeter. O cümle yoksa paket de teşvik de erken demektir. Varsa aynı oturumda hangi kapının açık olduğunu söyleriz.

Yazılım rotasıÖn görüşme

Paketi uygulamaya indiren sıra

Sıra dört adımdır. Birinci adımda tek süreç seçilir. Seçilen süreç, bugün elle yürüyen ve hatası ölçülebilen iş olmalıdır. “Tüm fabrikayı dijitalleştirelim” cümlesi süreç değildir. Sevkiyat kaydı, duruş süresi veya satınalma onayı bir süreçtir. İkinci adımda o sürecin bugünkü aracı yazılır: Excel, eski bir program veya hiçbiri. Üçüncü adımda hedef araç ve canlıya geçiş haftası yazılır. Dördüncü adımda gider, yazılım, donanım ve danışmanlık diye üçe bölünür. Bölünmeyen gider, çağrıda uygun olup olmadığı bilinmeyen bir yığındır.

KOSGEB paketi bu dört adım KOBİ ölçeğine oturuyorsa açılır. Sanayi Bakanlığı hattı, ölçülebilir imalat dönüşümü varsa okunur. Teşvik belgesi, yeni tesis ve makine listesi asıl konuysa açılır. TÜBİTAK, süreç kurulumunda teknik belirsizlik varsa açılır. Dört kapı birden açık görünüyorsa gider satırları ayrılır. Ayrılmıyorsa üç kapı kapanır, biri kalır. Kalan kapının üst limiti çağrı metninden okunur. Okunmadan “paketin tamamı karşılanır” denmez.

Uygulama takvimi destek takviminden ayrı izlenir. Çağrı onaylansa bile yazılım seçimi, veri temizliği, eğitim ve canlı kullanım art arda gelir. Eğitim günü, çıktısı olmayan bir toplantıysa uygun gider olmayabilir. Canlı kullanım, kullanıcının eski aracı bırakıp yeni kaydı girdiği haftadır. O hafta yazılmazsa paket slaytta kalır. Slaytta kalan paket, teşvik dosyasını da boşa düşürür. Çünkü denetimde sorulan soru “hangi ekran açıldı” değil, “hangi işlem artık oradan yürüyor” olur.

ZTD yazılım rotasında bu sırayı kurar, hibe rotasında kapıyı seçer. Ön görüşmede birinci adım yoksa teklif toplamayız. Birinci adım varsa teklifleri o sürece göre isteriz. Böylece dijital dönüşüm paketi, üç logonun yan yana durduğu bir slayt olmaktan çıkar. İşlemin yürüdüğü yer haline gelir.

Toplantıda ayrıca şu üç tarih yan yana yazılır. Çağrının kapanışı, yazılımın kurulacağı hafta ve eski aracın bırakılacağı hafta. Kurulum, kapanıştan önce bitmek zorunda değildir. Destek onayından sonra da sürebilir. Eski aracın bırakılması ise kurulumun bittiği gün olmayabilir. Kullanıcılar bir süre iki sistemi birlikte yürütür. Bu süre uzarsa paket tamamlanmış sayılmaz. Denetim, iki sistemin birlikte yürüdüğü ayı başarı diye okumaz. Başarı, yeni kaydın tek başına kaldığı haftadır. O hafta yazılmadan teşvik dosyası kapanmış kabul edilmez. ZTD yazılım rotasında bu haftayı teklifin içine koyar. Haftası olmayan teklif, paket değildir. Paket olmayan teklif, dijital dönüşüm teşviki diye de sunulmaz. Sunulan teklif, haftası yazılmadan dosyaya girmez. Haftasız dosya, çağrı açık olsa bile bekletilir.

• Tek süreç seçildi mi, yoksa beş modül birden mi yazıldı?
• Yazılım, donanım ve danışmanlık ayrı satırda mı?
• Eş finansman nakit takviminde görünüyor mu?
• Aynı lisans teşvik belgesinde de var mı?
• Eski aracın bırakılacağı hafta yazılı mı?
• Eğitimin çıktısı toplantı tutanağından ibaret mi?

Sık sorulan sorular